Conseils aux entreprises pour réussir son déménagement
Un déménagement, cela ne s'improvise pas. Chapeland Déménagement met à votre disposition une liste de conseils qui vous permettrons de bien le réussir.
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- Plaquette format A4 : "conseil pour le déménagement des entreprises (PDF).
- Plaquette format plat chéquier : "conseil pour le déménagement des entreprises (PDF).
Nos Conseils
A J-180
- Faire réaliser un audit des locaux
Afin d’avoir un bilan des capacités du local, pour vérifier s’il n’y aura pas de travaux à faire et donc, des coûts supplémentaires…
- Poser son préavis : vérifier sur votre contrat « location », vos engagements financiers, morals avec le propriétaire avant de décider du déménagement.
- Réfléchir aux différentes contraintes liées au transfert de l’entreprise : règles de sécurité / Priorités / nombre de personnes / mobilier à changer ?
- Etablir un cahier des charges complet pour votre déménageur: important pour établir les tâches qui vous sont assignés et celles qui sont assignées à votre déménageur, et ainsi éviter toutes mauvaises surprises.
A J-90 à J -60
- Commencer à demander des devis à différents prestataires
- Pour les grandes entreprises, Désigner un « correspondant transfert par service » pour optimiser la communication et la transmission des informations sur le quoi, le pourquoi et le comment entre tous les acteurs salariés, direction, déménageur.
- Communiquer vers les salariés pour les prévenir du déménagement.
Des outils de communication interne peuvent s’avérer efficaces à tous les niveaux de la PME à la TGE : note de service / annonce journal interne / courrier / réunion.
- Se préoccuper des éventuels travaux à faire dans les nouveaux locaux
- Si nécessaire, Prévoir des travaux dans les locaux que vous allez quitter.
A J-30
- Une fois le bail signé, commencer à trier, archiver, et nettoyer.
- Mettre en place et gérer l’étiquetage sur le lieu de départ et d’arrivée.
- Renseignez vous sur le transfert ou l’installation de votre ligne téléphonique et Internet dans les nouveaux locaux
- Changement d’adresse et/ou contrat :
- Sécurité Sociale
- URSSAF
- Caisse de retraite
- EDF
- Abonnements à la presse
- Prestataires pour les distributeurs de boissons et friandises
- Prestataires Copieur / informatique
- Assureurs (locaux, véhicules…)
- Préfecture (immatriculation et Kbis)
A J-10 à J-1 :
- Mettre en place une feuille de route personnelle afin que chacun sache quel rôle et quelles tâches, il doit réaliser pendant le déménagement.
- Faire réaliser par un prestataire, ou par le service l’inventaire du parc informatique
- Prévoir un grand nettoyage avant le départ
- Finir les derniers cartons…
Le jour J à J+10 :
Mettre ne place une cellule de support, d’aide, d’informations pour les différents problèmes de perte, disfonctionnement informatique.
Derniers changements d’adresse :
- Modifier les cartes grises des différents véhicules
- Centre des impôts
- Trésorerie principale